Fechamento e ciclo de vendas: como usar a tecnologia para otimizar o processo?

Fechamento e ciclo de vendas: como usar a tecnologia para otimizar o processo?
Por Equipe Exact  |   12 de Agosto de 2021
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Toda venda é resultante de um ciclo com início, meio e fim. Esse ciclo de vendas exige procedimentos definidos para cada etapa, de modo a alcançar os resultados previstos e impulsionar cada vez mais a performance do time comercial

Esse é um fato que quase todo empreendedor já conhece. Mas você sabia que existe ciclo de vendas curto e longo? E que o tempo médio de cada jornada está relacionado a contextos específicos?

Quando olhamos os processos comerciais mais a fundo, percebemos que há particularidades conforme o modelo de cada negócio. Algumas vendas são mais rápidas e objetivas. Outras são lentas, complexas e exigem mais trabalho

Conhecer as diferenças entre os ciclos é o segredo para ter sucesso em qualquer situação. Neste post, falaremos sobre o que são estes ciclos e como operar dentro de cada um deles. 

E se você se interessou pelo assunto e quer ter leads mais qualificados e melhorar seus resultados em vendas? Nós podemos ajudar sua empresa! Depois de aproveitar o conteúdo, entre em contato e agende uma conversa com nossos especialistas.


Tempo de leitura: 12 min

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O que é um ciclo de vendas?

Um ciclo de vendas – também chamado de funil ou pipeline – é o tempo que o cliente leva para percorrer toda a jornada de compra, completando os estágios do funil.

Esse conjunto de etapas necessárias para vender um produto ou serviço começa no primeiro contato do cliente com a empresa até o momento em que a negociação se encerra, chegando ao pós-venda. 

Nessa hora, o vendedor cumpriu o seu papel e poderá então recomeçar um novo ciclo. Alguns processos simultâneos ocorrem nessa jornada de compra, são eles:

Podemos dizer que o processo financeiro é pré-requisito em qualquer empresa, independentemente do porte ou segmento. 

Já o processo das vendas em si, podemos descrevê-lo como algo bastante particular, cujas etapas vão depender do modelo de negócio em questão (venda B2B, venda técnica, venda complexa etc.). 

O processo de compra, por sua vez, exige que a empresa ofereça uma experiência positiva ao cliente.

Para saber mais sobre os diferentes tipos de venda, acesse este post e veja em qual modelo de negócio sua empresa se encaixa!

 

 

Quais são as várias etapas do processo de vendas?

As etapas do ciclo de vendas têm a ver com as particularidades de cada instituição. A definição das etapas dependerá de algumas variáveis específicas, como o ticket médio envolvido. 

Se estivermos falando de uma solução de valor elevado, é natural que as etapas sejam mais extensas e minuciosas. Mas, de uma maneira geral, são estes os principais componentes do percurso:

Quer saber mais sobre as diferentes etapas de um ciclo de vendas? Acesse este post e aprenda a estruturá-las de forma correta!

 

Qual o tempo médio do ciclo de vendas?

O tempo médio de um ciclo de vendas nada mais é do que o período que um lead leva para ser tracionado dentro do seu processo comercial. 

Nesse cálculo, é considerado desde o momento em que ele é atraído para o funil até o fechamento do negócio. 

Não importa se o método de atração é ativo ou passivo, embora isso implique na duração. Mas, de forma geral, o que diferencia o tempo médio de um ciclo de vendas é a sua extensão.

Um ciclo curto é aquele em que o lead amadurece rapidamente até a tomada de decisão. É um modelo mais comum em negócios B2C, nos quais as vendas são mais intuitivas. Além disso, de forma geral, nesse tipo de venda há menos variáveis envolvidas até a finalizar a compra. 

Nas vendas B2B o processo é diferente, pois exige mais assertividade para que o lead finalmente se decida pela compra. Como o ticket médio é geralmente elevado, o lead não fechará negócio por impulso. 

Ele precisa antes ter certeza de que aquela solução de fato será útil no contexto onde será aplicada. Caso contrário, o prejuízo seria grande. 

Além do valor mais elevado do ticket, há mais alguns fatores que podem fazer o ciclo B2B ser mais longo, como por exemplo: restrições técnicas, amostragens de produto - especialmente no mercado industrial, validações de integração em softwares e pré-projetos (em casos de serviços complexos).

E outro fator de influência no tempo de vendas B2B é que a decisão pode não ser tomada apenas por uma pessoa, havendo necessidade de mais validações. É por tudo isso que o ciclo de vendas B2B tende a ser longo.

O desafio é que, mesmo no cenário B2B, as empresas precisam encurtar o ciclo. Afinal, quanto menor o funil, mais rápido a empresa converte e, consequentemente, maior a chance de elevar os rendimentos. 

Conversões rápidas também significam menos custos operacionais e equipes mais produtivas. Nesse sentido, é dever das empresas identificar onde é possível acelerar os processos.

Existem situações em que simplesmente não é viável pular etapas, como nos casos de venda de produtos que exigem amostragem para teste. Porém, em outros casos é possível sim tornar o ciclo mais enxuto. 

O segredo é entender onde estão as oportunidades de melhorias. Muitas vezes, você nem precisará mexer no ciclo em si, basta encontrar os leads certos e o processo ganhará velocidade naturalmente. 

Não sabe por onde começar sua busca? Acesse este post e veja como encontrar os leads certos para aumentar o desempenho do seu negócio!

 

Como calcular o tempo do meu ciclo de vendas?

O tempo de um ciclo de vendas é medido por sua extensão. Se você demora muitos meses negociando com um mesmo cliente sem que ele retorne esse investimento ao fechar o negócio e manter um bom lifetime value (LTV), por exemplo, certamente você não terá  como justificar o custo de aquisição desse cliente (CAC). Nesse caso, é urgente pensar em alternativas para recalcular o tempo deste ciclo.

Também é importante considerar que o cliente tem sua própria linha do tempo, ou seja, ele pode encerrar a negociação e abandonar o ciclo de vendas a qualquer momento, especialmente em períodos de crise

É preciso estar preparado para lidar com isso sem que o prejuízo represente um agravante à empresa. Se essa situação estiver ocorrendo com frequência, significa que já passou da hora de identificar onde estão os gargalos e reajustar o funil.

É claro que alguns processos serão naturalmente mais extensos devido às variáveis envolvidas na negociação, como falamos nos tópicos anteriores. Esses critérios precisam ser respeitados para que o fechamento se concretize. 

Nessas situações, calcular a duração média do ciclo de vendas envolve conhecer todas as etapas do percurso e saber quanto tempo é necessário até que o lead seja convertido em cada uma delas.

 

Como encurtar as etapas do meu ciclo de vendas?

Por mais que alguns ciclos sejam inevitavelmente longos, é importante encurtar ao máximo o seu funil porque o tempo que um lead permanece no pipeline representa gastos para a empresa – é o famoso CAC que, quanto mais alto, menor a margem de lucro gerada. 

Sendo assim, manter esse índice sob controle é primordial para o crescimento saudável e escalável dos negócios.

Não sabe ao certo qual é o CAC e o LTV no seu negócio? Acesse este post e entenda como calcular essas grandezas!

O cuidado com a abordagem é uma das principais estratégias para encurtar um ciclo essencialmente longo. Um roteiro consultivo e personalizado ajuda a estabelecer laços de confiança com o lead, deixando-o mais seguro para tomar a decisão de compra. 

Contudo, construir esse tipo de roteiro exige que o vendedor conheça a fundo cada um de seus leads. Somente dessa forma é possível construir um script 100% compatível.

Por isso, ouvir o cliente e guiar ele pela jornada a partir das informações que ele dá é importante: é a troca e a escuta ativa propostas pelo sales engagement, que permitem ainda fazer as perguntas certas, fator essencial para compreender a fundo o lead.

Pontuamos alguns aspectos que vão auxiliar na redução do ciclo de vendas:

  • Avaliação do potencial de compra do lead e do contexto em questão;
  • Ganho de confiança enviando materiais que dialoguem com esse contexto;
  • Análise dos pontos de dor envolvidos visando argumentar com soluções;
  • Uso de gatilhos mentais e argumentos que contornem cada objeção;

Apresentação de dados de mercado que comprovem a eficiência do produto.  

 

Como vender mais e melhor em menos tempo?

Existem ainda outros segredos para você colocar tudo que citamos acima em prática, sem medo de dar errado e com a garantia de resultados. 

Estamos falando das ferramentas inteligentes e da estruturação de um setor de Pré-Vendas como métodos certeiros nesta missão.

Podemos dizer que a melhor estratégia para otimizar o seu ciclo é, sem dúvidas, uma abordagem qualificada com Pré-Vendas

São os pré-vendedores que farão uma entrega de leads quentes ao departamento de Vendas, o que é possível graças às ferramentas de automação que ajudam a identificar esses leads e ainda retroalimentam o processo com dados ricos que servirão de base para uma argumentação infalível.

Importante destacar que nessa abordagem consultiva da Pré-Venda não há o interesse propriamente dito em vender; apenas em sondar a situação do lead para se ter uma compreensão aprofundada daquele contexto de compra. 

Lembra-se de quando falamos sobre avaliar o potencial de compra a partir do contexto específico de cada lead? Pois é. É isso o que a Pré-Venda faz, a partir de filtros que identificam fatores como:

Além desses fatores, ainda devem ser consideradas demais percepções pessoais que possam de alguma maneira auxiliar o vendedor a gerar rapport na etapa seguinte, que será a negociação em si. 

É esse conjunto de dados que fará com que o vendedor construa o melhor roteiro de abordagem possível, para que o lead adquira de imediato a confiança que precisa para seguir adiante pelo funil, acelerando sua decisão de compra.

 

LRM inteligente: a ferramenta ideal para encurtar um ciclo de vendas

A estratégia de máxima eficiência quando se trata de automatizar processos e acelerar vendas B2B é  o investimento em um software LRM (Lead Relationship Management). 

Essa ferramenta de automação está revolucionando o processo comercial em diversas empresas que buscam crescer de forma sustentável, corrigindo gargalos e replicando padrões de sucesso.

Para entender em detalhes o funcionamento de um LRM inteligente, acesse este post e conheça as vantagens desse sistema para vendas complexas!

Os resultados se dão de forma efetiva porque as features de um LRM foram desenvolvidas especificamente para estruturar cada etapa do ciclo de vendas, desde a geração de demanda qualificada até a gestão dessas oportunidades ao longo do funil. 

Isso é feito a partir da inteligência de mercado que se evidencia nos indicadores levantados pelo software, como os dados que identificam os leads certos para o negócio.

O Exact Spotter, solução de qualificação de leads da Exact Sales, é um LRM que combina metodologia própria para segmentar leads na Pré-Venda e identificar as oportunidades claras de compra. 

Outra funcionalidade da ferramenta é a automação das tarefas operacionais que precisam ser cumpridas em cada etapa do ciclo durante a negociação, como as cadências de e-mail e o envio de materiais ricos.

Do ponto de vista da gestão, o Spotter também faz o levantamento e a estruturação das métricas e KPIs de venda e favorece a apresentação dos resultados ao grupo, permitindo que o gestor fundamente os feedbacks e consiga reorganizar sua força-tarefa para suprir gargalos específicos. 

Além disso, um diferencial do software é sua integração com o CRM e as demais ferramentas de automação e marketing.

Dessa forma, o controle das operações fica ainda mais rigoroso do início ao fim do ciclo de vendas, já que todos os registros e interações com os leads ficarão centralizados em uma plataforma didática e de fácil acesso para consultar sempre que necessário durante as abordagens comerciais. 

A seguir, resumimos os diferenciais da ferramenta para você compreender por que vale a pena o investimento:

  • Estruturação do ciclo de vendas: organiza o funil com estratégias bem definidas para cada uma das etapas que compõem a jornada de compra;
  • Elaboração de scripts de sucesso: disponibiliza features de derivação de perguntas e gatilhos mentais para um roteiro personalizado e consultivo;
  • Geração de Business Intelligence: gera inteligência de mercado ao centralizar os registros, levantar indicadores e estruturar os dados comerciais;
  • Identificação de perfis de compra: detecta automaticamente o grau de maturidade dos leads por um sistema de lead scoring;
  • Controle do fluxo de trabalho: otimiza a agenda de vendedores, programando as tarefas e evitando falhas humanas que atrapalham a prospecção.

Agora já não restam dúvidas de que um software LRM é o seu maior aliado na missão de encurtar o ciclo de vendas e dar padrão às operações com foco em resultado.

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Equipe Exact



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