Estratégias de redução de custos: como cortar gastos na empresa de forma inteligente?

Estratégias de redução de custos: como cortar gastos na empresa de forma inteligente?
Por Equipe Exact  |   05 de Maio de 2020
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Crises geram incertezas para pessoas, governos e, evidentemente, empresas. O surgimento de uma pandemia, que impacta relações comerciais no mundo todo, faz com que as metas sejam revistas. Se antes a projeção era bater recorde de vendas, agora o foco é encontrar soluções para manter os negócios girando e evitar o máximo de perdas possível.  

Nesse sentido, poupar o caixa é palavra de ordem. Adotar estratégias de redução de custos nas empresas se torna ainda mais urgente e necessário. 

Mas não pense que simplesmente cortar custos, de forma aleatória, vai funcionar. É preciso saber onde enxugar para manter a operação, com qualidade e pensando no futuro da empresa. 


Tempo de leitura: 6 min.

Neste post, você vai ler sobre:

  • Passo a passo das estratégias para redução de custos nas empresas
  • Opções para redução de custos em casos emergenciais
  • Como se planejar para o futuro

 

Estratégias para redução de custos nas empresas: um passo a passo

Um levantamento do Sebrae, realizado entre os dias 3 e 7 de abril, com 6.080 PMEs, mostrou que 88% dessas empresas tiveram queda de receita após o surgimento da Covid-19. Nas grandes empresas, o impacto financeiro atinge até as mais estabelecidas. A perda de receita pode causar um impacto permanente, pressionar a liquidez e prejudicar o capital de giro. 

Sem novos clientes – e com a perda de parte dos atuais –, o momento é de buscar alternativas, de forma estratégica e rápida. 

Escolher quais torneiras deverão ser fechadas para equilibrar as contas é um duro desafio, mesmo quando as medidas se mostram eficazes para manter as operações. Por isso, não se trata de simplesmente cortar gastos. Sem estratégias para redução de custos nas empresas, existe o risco de prejudicar o negócio, os colaboradores, os fornecedores e os clientes. 

Deve haver um processo para cumprir a estratégia de redução de custos nas empresas. É o que veremos a seguir.

1. Crie um comitê de gestão de custos

O imperativo é um só: reduzir gastos ao essencial. Mas quem deve fazer isso e como tomar decisões? 

O primeiro passo é montar um time pequeno para:

  • Analisar medidas de auxílio (públicas ou privadas) e relatórios contábeis, 
  • Definir as premissas que nortearão as decisões 
  • Liderar a elaboração e a implementação da estratégia de gestão e de redução de custos.

Aqui na Exact, por exemplo, para todas as medidas geradas pela crise, criamos projeções de vários cenários possíveis. Por exemplo, se fecharmos tal torneira, quais efeitos teremos em termos financeiros, sobre colaboradores e clientes etc.? 

Antes de fazer qualquer coisa, colocamos tudo na ponta do lápis, para verificar se - de fato - vamos obter os resultados que esperamos da medida de redução. Muitas vezes, ações que parecem boas produzem poucos efeitos ou então ações que produzem bons efeitos têm impacto geral negativo. Isso precisa ser mensurado, tanto quanto possível, objetivamente.

Para manter a transparência, essa equipe também deve reportar decisões aos líderes e times. Consideramos fundamental a cadência dos comunicados. Lembre que, enquanto você está decidindo se corta folha de pagamento ou margem, seus colaboradores estão em casa especulando se serão desligados. Sendo o mensageiro, prepare-os para notícias ruins.

2. Revise seus investimentos

O impacto da crise não é igual em todos os segmentos nem em todas as regiões. Por isso, temos que ser estratégicos. Trata-se de perceber onde está o barulho e ir para lá, de mirar e direcionar seus esforços para o lugar certo.

Por exemplo, vamos ficar mais em casa, e isso já modificou o comportamento de compra, que acelerou sua jornada para o digital, levando consigo o processo comercial, que precisa ir para o online também. 

E então, chegamos ao ponto desta seção: cabe uma análise cuidadosa de investimentos em transformação digital. Algumas organizações, como as varejistas Centauro por exemplo e Ricardo Eletro, cortaram ou redirecionaram todos os investimentos para a digitalização do processo comercial

Isso porque, mesmo após a primeira grande onda da crise, há uma clara indicação de que não haverá um retorno direto para a situação pré-crise. O Grupo Alibaba, por exemplo, mesmo com a reabertura das filiais chinesas, notou que os consumidores têm receio de ir às lojas físicas. Por isso, lá o delivery de perecíveis continua aumentado, numa forte tendência de crescimento para vendas contactless

3. Adapte seus produtos ao core business

Se, por questão estratégica, você tiver margem negativa em alguns produtos, vale a pena descontinuar essas vendas por enquanto. 

Ainda neste item, considere reduzir a quantidade, variedade e atributos secundários, para não ter custos com processos e equipamentos em uso. A lógica atual é padronizar mais, chegar ao essencial naquilo que seja a principal atividade da sua empresa.

Por outro lado, caso seus indicadores apontem que esse é o momento de somar atributos e gerar variedade - como ocorreu com o setor de alimentos - cabe fazer a adequação de seus produtos. Agora, só faça se tiver a possibilidade de rentabilizar a curto prazo

Outro ponto, ressaltado em artigo assinado pelo pesquisador e professor da USP Welington Rocha, é que não é boa ideia reduzir custos com manutenção em geral, treinamentos e desenvolvimento de equipe, assim como Marketing, a menos que sejam desnecessários ou com ROI baixo. Para o professor, eles englobam dois elementos fundamentais durante e pós-crise: qualidade nos serviços prestados e aquisição de novos clientes, uma relação que precisa ser equilibrada.

4. Negocie com seus fornecedores

A necessidade de negociar com fornecedores é uma das poucas certezas da crise atual, até porque já é fundamental fora de momentos de crise.

Se você manteve seus produtos essenciais, aqueles que geram a maior parte da sua receita, eventualmente terá condições de negociar descontos, postergar pagamentos e rever fornecedores. Mantenha-se fiel ao pensamento de se restringir ao essencial e fale abertamente sobre as suas dificuldades.

Ao mesmo tempo, fortaleça os laços com os fornecedores que você precisa ter ao seu lado. Isso significa, em termos bem pragmáticos, não apelar apenas para o fator preço, mas criar uma relação em que ambos ganham.

Mencionamos também nesse ponto a possibilidade de postergar impostos, que deve ser cuidadosamente analisada, porque a conta vem dobrada depois.

5. Revise seus preços para vender mais

Considere oferecer mais condições para que o cliente fique, sobretudo se você contar com recorrência. Isso pode significar sacrificar um pouco a sua margem em alguns produtos, mas sem gerar prejuízo.

Tome como premissa, neste momento, resolver mais dores do prospect, para que ele queira, mesmo diante da crise, pagar pelos seus serviços. Ninguém quer ter mais trabalho agora. Então, sua organização tem que ser facilitadora acima de tudo. Deixe seu cliente livre e faça as coisas para ele.

6. Analise a contratação ou internalização de terceirizados

Sim, ambas as possibilidades. Se você estiver com capacidade ou mão de obra ociosa, por exemplo, pode ser interessante mapear possibilidades de internalizar serviços ou partes da produção que, hoje, são terceirizados. 

Agora, se você não está com capacidade ociosa, coloque na ponta do lápis os custos de terceirizar. A relação custo-benefício pode tornar o serviço vantajoso.

7. Faça parcerias com outras empresas

Essa é uma prática que temos desde sempre aqui na Exact. Trabalhamos em parceria com várias outras empresas, porque sabemos que a autoridade de uma é transferida para a outra

Para empresas pequenas e médias ou startups, essa estratégia é ainda mais importante, principalmente quando há dificuldade de competir com os grandes players. Em grandes grupos e conglomerados, as parcerias também são essenciais para gerar oportunidades. 

Mapeie nomes do mercado a que sua organização possa se associar, seja para compartilhar canais ou criar ações de maior impacto sobre a sua audiência.

Uma dica é buscar empresas com serviços diferentes do seu, mas complementares. Assim, o público de ambas será bem parecido e se beneficiará das suas soluções em conjunto.

8. Elimine gargalos e aumente a eficiência de seus processos

Deixamos o redesenho de processos para o fim porque, por mais que não haja processo que não possa ser melhorado, a curva de melhoria de processos é em J. Ou seja, antes de melhorar e obter os benefícios de uma melhoria, sua produtividade vai cair. Isso é esperado.

Se sua empresa tiver migrado forçosamente para o home office, sem um preparo prévio, poder ter notado isso. Num primeiro momento, o rendimento das equipes em casa pode ter caído, porque várias mudanças estavam em curso. Ainda era preciso adaptar estruturas e práticas. Depois, a produtividade aumenta e atinge o nível acima do que era pré-crise. Aliás, já contamos como foi a ida de nossa equipe de vendas para o home office.

Então, em virtude dessa queda, mexer em processos seria uma medida de redução de custos mais arriscada no curtíssimo prazo, ainda que a mais acertada no médio prazo

Apesar disso, como situações extraordinárias requerem medidas extraordinárias, cabe a análise de possíveis reduções de custos em processos, para além das já elencadas. Várias organizações estão migrando seu processo comercial para inside sales, com sucesso. Nós mesmos estamos ajudando muitas delas a fazer essa transição. 

Junto com os gestores das equipes, mapeie toda a sua cadeia de valor, a fim de identificar pontos que geram gastos adicionais ou desperdícios. Redesenhe seus processos e coloque ferramentas para sustentar novas rotinas. Aja cirurgicamente, sempre projetando os efeitos de um corte ou da manutenção de um gasto.

Os últimos recursos: linhas de crédito para pagamentos, antecipação de férias, redução de jornada e demissão

Partimos da premissa de que a demissão é o último recurso das organizações para a redução de custos. Antes dessa medida mais dura, existem algumas medidas que podem ser tomadas.

Medidas governamentais: durante a crise de 2008, na Alemanha, o Kurzarbeit - sistema de subsídio a trabalhadores que tiveram a jornada e o salário parcial ou totalmente reduzidos - foi uma das medidas mais bem-sucedidas para a evitar demissões em cascata e desemprego em massa. Só essa medida permitiu a manutenção de 1,14 milhão de empregos em 2009. Na crise atual, o sistema de subsídio é uma medida adotada também aqui no Brasil, e está previsto na MP 936

Antecipação de férias: pela MP 927, que estabelece mudanças nas leis trabalhistas durante a pandemia, o adicional de ⅓ das férias poderá ser depositado até o dia 20 de dezembro.

Antecipação de feriados e de banco de horas, rodízio e medidas congêneres também podem entrar no pacote de redução de custos adotado pelas sua organização, antes de apelar para o corte de colaboradores. 

Se tiver esgotado essas opções, antes de demitir, analise a qualificação de sua mão de obra. Quanto mais qualificada ela for, mais dificuldades você terá para recontratar e formar depois, quando precisar dela novamente. Outro ponto a considerar é o custo da demissão, que pode gerar custos não previstos anteriormente.

Estratégia de redução de custos nas empresas: um plano necessário 

Sem recursos para ficarem paradas, empresas do Brasil e do mundo todo precisam se reinventar de alguma maneira, seja com um conjunto de medidas de redução de custos, como as acima citadas, seja com outras, como linhas de crédito, desonerações de impostos e sistemas de subsídio do Estado. Nenhuma delas é fácil.

Por fim, temos a humildade de reconhecer que nunca passamos por nada parecido e que estamos aprendendo, em meio às dificuldades, a nos reinventar. Por aqui, reunimos esforços em um acordo tácito para isso. 

Nesse caminho, erramos, admitimos o erro, levantamos a cabeça e fomos atrás de contramedidas. Por isso, já tivemos a satisfação de comemorar junto com nossos colaboradores, clientes, fornecedores e parceiros vários acertos. Esses aprendizados compartilhamos com você, como forma de colaborar de alguma maneira.


Então, com redução de custos ou sem ela - assim torcemos! - queremos que você continue a vender, pois o mundo não pode ficar sem o que você faz de melhor! Se estiver difícil gerar leads, saiba aqui o que fazer!

 
Equipe Exact



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