O que é follow-up de vendas e como usá-lo para acelerar negociações

O follow-up de vendas é o processo de acompanhamento dos leads após o primeiro contato, essa prática tem como objetivo de avançar e destravar negociações no funil de vendas. O follow-up é crucial no setor B2B, onde a jornada de compra é mais longa, e que raramente ocorre no primeiro contato.

O funil de vendas B2B costuma ser mais longo por vários motivos. Às vezes, é difícil falar direto com o decisor e fugir dos gatekeepers. Ou o lead está ocupado com outras prioridades e esquece a proposta. 

Além disso, existem outros cenários: que o decisor precisa da aprovação do financeiro,  pode estar analisando propostas de concorrentes, ou ainda não estar convencido da sua solução.

É aí que entra o follow-up! Entender e aplicar esse conceito pode ser decisivo para engajar o lead a sua solução. Muitos vendedores acham que basta ligar insistentemente para o lead, visando manter o contato aquecido. Mas, não é assim que funciona.

Contine lendo esse post e entenda o que é follow-up de vendas e como usá-lo no dia a dia comercial.

Neste post você vai ler:

• O que é follow-up de vendas?
• Por que fazer follow-up de vendas?
• Qual é o objetivo do follow-up de vendas?
• Quais os canais para fazer follow-up?
• Principais momentos para realizar o follow-up de vendas
• Quais as melhores estratégias de follow-up?
• Como criar follow-up de vendas em 5 passos? 
• Importância do follow-up nas vendas complexas
• Como fazer follow-up automatizado?
• Ferramentas follow-up para vendas

Se você se interessou pelo assunto e quer ter leads mais qualificados e uma jornada de compra mais curta dos seus potenciais clientes, nós podemos ajudar sua empresa! Depois de aproveitar o conteúdo, entre em contato e agende uma conversa com nossos especialistas.

O que é follow-up de vendas?

O follow-up de vendas é um conjunto de ações de engajamento, geralmente feitas logo após uma reunião ou apresentação de proposta. 

A ideia é entrar em contato com o lead e “acompanhar” a jornada dele, ajudando-o a avançar no processo de compra. Tanto que o termo follow-up, em inglês, significa “seguir” ou “acompanhar”.

Essas ações podem ser feitas por diferentes meios de comunicação, como:

• e-mail;
• telefone;
• videoconferência;
• mensagens por WhatsApp;
• visitas presenciais.

Essa interação é uma forma de manter o contato com o lead sempre aquecido, guiando o prospect até o fechamento da venda para não perder a oportunidade. Aliás, fazer follow-up é também uma chance de tracionar os leads mais rapidamente.

Por que fazer follow-up de vendas?

Negociar com leads B2B nem sempre é fácil. O processo de vendas costuma ser mais longo, com desafios para manter o interesse e o engajamento do lead ao longo da jornada de compra. 

Portanto, sem um bom follow-up, muitas oportunidades acabam se perdendo no pipeline comercial. Essa falta de acompanhamento resulta em leads frios, negociações arrastadas e até em aumento no Custo de Aquisição de Clientes (CAC).

Quais os benefícios do follow-up de vendas?

Desse modo, o follow-up não é apenas insistência; ele é uma forma de manter o contato ativo e de lembrar o lead do valor da proposta. Quando feito com equilíbrio e consistência, o follow-up ajuda a maximizar o potencial de cada lead no funil comercial.

Qual é o objetivo de um follow-up?

O objetivo principal do follow-up de vendas é manter o fluxo de engajamento do lead ao longo do funil. 

Muita gente pensa que o follow-up acontece só depois do envio da proposta, mas, na verdade, ele deve percorrer todas as etapas da jornada do prospect. Assim, é possível acompanhar cada fase da negociação.

Por isso, ele pode ser realizado em diferentes etapas de uma venda complexa. Por exemplo, logo após o primeiro contato de prospecção, uma forma eficaz de seguir com o follow-up é enviar um e-mail com informações aprofundadas sobre sua solução e, em seguida, sugerir uma reunião de apresentação.

Ou seja, ao contrário do que muitos imaginam, o follow-up não é sobre insistência. É o que mantém o lead engajado de forma consultiva e orientada para o que ele realmente precisa. 

Dessa maneira, é preciso se desfazer daquela imagem de vendedor que empurra o produto ou solução à força e que não larga do pé do prospect. 

Nesse sentido, a visão mais adequada para o vendedor é a imagem de um consultor, que está sempre disposto a apresentar a melhor proposta para o seu possível cliente.

Quais os melhores canais para fazer follow-up?

Na jornada de vendas B2B, escolher os melhores canais para fazer follow-up é essencial para manter a conexão com os leads. 

Após uma ligação de prospecção, enviar um e-mail de acompanhamento com detalhes sobre os produtos discutidos é uma prática super eficaz.

Além disso, programar mensagens personalizadas via LinkedIn e outras redes sociais ajuda a manter o lead engajado e interessado.

Depois disso, uma ligação de follow-up para esclarecer dúvidas e fechar a proposta pode ser o próximo passo para avançar o cliente no pipeline de vendas. 

Diversificar os canais de contato, como e-mail, ligação, WhatsApp e redes sociais, é fundamental para aumentar as chances de engajamento. 

Cada lead tem suas preferências de comunicação, e respeitar isso é chave. Ao integrar esses canais de forma estratégica, gestores e líderes de equipes de pré-vendas e vendas conseguem otimizar o processo de follow-up e impulsionar as conversões.

Já pensou em fazer do WhatsApp seu maior aliado nas vendas? Confira 4 dicas para começar a vender pelo WhatsApp.

Falando nisso, você sabe qual a melhor hora de ligar para o seu lead? Aproveite esta dica do nosso Co-fundador, Théo Orosco, e veja como não perder o timing da ligação!

Principais momentos para realizar o follow-up de vendas

De fato, existem momentos que são mais propícios para o contato com o lead. Abordar o cliente na hora certa pode ser o diferencial na hora de tirar uma dúvida, criar rapport ou ajudar na tomada de decisão de compra. 

Confira alguns exemplos:

• Após a prospecção, envie um e-mail de apresentação e demonstre estar sempre à disposição para conversar com o cliente;
• Convide o cliente para uma reunião presencial ou via videoconferência para sanar as possíveis dúvidas e incertezas sobre o produto;
• Não esqueça de marcar os retornos e preste atenção nas datas para não soar insistente ao cliente com repetitivos contatos;
• Responda o cliente o mais rápido possível;
• Envie um e-mail de agradecimento após o fechamento;
• Esteja presente após a venda, ofereça ajuda e suporte. Envie para ele informações que possam ser do interesse dele ou da empresa, mostre que você se preocupa com aquilo que é importante para ele.

Uma dica importante para melhorar o seu follow-up é usar bem o conteúdo disponível. Pode ser um texto de blog, um eBook ou qualquer material com mais informações e que seja interessante para o cliente. 

Esse tipo de recurso mostra a qualidade do seu produto e posiciona sua empresa como uma referência no assunto.

Além disso, você pode apresentar cases de sucesso para seu cliente. Não há forma melhor de comprovar o valor do seu trabalho do que mostrar exemplos de clientes que obtiveram resultados com sua solução. 

Então, se possível, compartilhe cases parecidos com a situação do cliente atual. Afinal, isso dará mais confiança na sua capacidade de solução do problema dele.

Quando é preciso parar de insistir no follow-up?

Existem momentos em que a insistência no follow-up pode se tornar invasiva e até mesmo um desperdício de tempo que poderia ser melhor aproveitado com contatos mais promissores. Insistir demais pode afastar potenciais clientes e prejudicar a imagem da empresa. Saber a hora certa de interromper as tentativas é essencial para manter um relacionamento profissional e direcionar esforços para oportunidades mais concretas.

Algumas situações indicam que é melhor parar de tentar contato e seguir adiante:

• A pessoa disse claramente que não tem interesse ou pediu para não ser mais contatada.
• Nenhuma resposta foi recebida após várias tentativas espaçadas de contato.
• A empresa ou a pessoa não atendem aos critérios do perfil de cliente que faz sentido para o negócio.
• O potencial cliente escolheu outra solução e não demonstrou intenção de reavaliar a decisão.
• O momento não é adequado, e o contato informou que não há possibilidade de compra no curto ou médio prazo.

Reconhecer esses sinais ajuda a evitar desgastes e permite que o tempo seja melhor investido em negociações que realmente podem avançar. Além disso, respeitar a decisão do outro lado abre espaço para uma abordagem futura, caso as circunstâncias mudem.

Quais as melhores estratégias de follow-up em vendas?

Existem várias estratégias que funcionam para follow-up, mas cinco delas são as mais importantes: personalização, automatização, timing, ofertas especiais e feedback. 

O follow-up é uma das etapas mais cruciais para garantir o sucesso de uma abordagem inicial. E, muitas vezes, a diferença entre fechar um negócio ou perder uma oportunidade está na forma como você conduz o acompanhamento após o primeiro contato. 

Vamos entender cada uma dessas abordagens com mais detalhes!

Personalização

Personalizar as mensagens de follow-up é essencial para aumentar a taxa de resposta dos leads. Ou seja, use o nome do lead, mencione informações específicas sobre a interação anterior e demonstre interesse genuíno em ajudar. 

Dica: em vez de enviar uma mensagem genérica, mencione um desafio específico que o lead enfrenta e como sua solução pode ajudar.

Automatização

Automatizar o processo de follow-up pode economizar tempo da equipe de vendas e garantir que nenhum lead seja esquecido. Então, utilize ferramentas de automação de e-mails e CRM para programar sequências de follow-up personalizadas. 

Do mesmo modo, configurar lembretes automáticos para entrar em contato com o lead após determinado tempo de inatividade ajuda a poupar o tempo dos seus colaboradores. Inclusive, também garante que as mensagens sejam enviadas de maneira uniforme. 

Cadência de atividades

Estabelecer um fluxo de cadência de atividades para o follow-up é fundamental. Um bom workflow ajuda a organizar as interações com os leads, garantindo que cada um receba o acompanhamento necessário em tempo hábil. 

Como resultado, contribui para melhorar a experiência do prospect, mas também aumenta a taxa de conversão.

O Exact Spotter é uma plataforma de Sales Engagement onde você pode otimizar sua cadência de atividades, tornando seu processo de follow-up mais eficiente.

Com a funcionalidade Workflow do Spotter, é possível criar automações padronizadas com tarefas e ações definidas, para facilitar a rotina dos SDRs e BDRs. 

Quer contar com uma ferramenta para auxiliar seu pipeline comercial e otimizar suas operações? Receba uma demonstração do Spotter agora mesmo!

Timing

O timing correto no follow-up pode fazer a diferença entre fechar ou perder uma venda. Dessa forma, estabeleça um cronograma de follow-up com intervalos adequados entre as mensagens, levando em consideração o ciclo de compra do lead. Caso necessário, junte  o envio do follow-up com o fluxo de  cadência.

Por exemplo, envie um e-mail de follow-up logo após uma demonstração do produto e outro após uma semana para manter o lead engajado.

Ofertas especiais

Oferecer ofertas exclusivas no follow-up pode ser um ótimo incentivo para os leads avançarem no funil de vendas. Crie promoções especiais, descontos ou brindes exclusivos para os leads que demonstrarem interesse.

Um desconto especial para leads que agendarem uma reunião de vendas dentro de um prazo determinado é uma das maneiras de gerar valor e engajar seus clientes em potencial. 

Feedback

Por fim, solicitar feedback dos leads após o follow-up não só demonstra interesse no cliente, mas também fornece insights valiosos para melhorar seu discurso de vendas. 

Envie pesquisas de satisfação, peça sugestões de melhorias e esteja aberto a críticas construtivas.  Igualmente, pergunte aos leads como eles avaliam a comunicação da equipe de vendas e se há algo que poderia ser feito de forma diferente para atendê-los melhor.

Como criar um fluxo de follow-up eficiente em 5 passos?

A maioria dos vendedores que atua no segmento B2B sabe que o follow-up de vendas é uma estratégia essencial para efetivar as negociações. No entanto, nem todos conseguem tirar o máximo proveito dessa prática. 

Existem várias táticas para persuadir o lead e promover avanços, mas algumas funcionam melhor do que outras, dependendo das características do seu negócio e do perfil de cliente ideal 

Portanto, é fundamental testar diferentes roteiros de vendas e descobrir o que realmente funciona para cada situação. Mas, isso só é eficaz se houver planejamento e repetição. Dessa forma, você conseguirá identificar as estratégias que trazem resultados positivos. 

A seguir, listamos 5 passos básicos para ajudar você a manter a consistência e a qualidade do seu follow-up de vendas.

1. Defina o momento certo da ação

Como mencionamos, é comum associar o follow-up de vendas apenas ao contato após o envio da proposta, mas ele também pode e deve ocorrer em outros momentos do processo comercial.

O primeiro passo para planejar o follow-up é identificar quando fazer um contato. 

Alguns exemplos:

• Logo após a ligação de prospecção: enviar um e-mail com conteúdo relacionado ao contexto e à dor do lead, colocando-se à disposição para tirar dúvidas e convidando para uma reunião;
• Após uma reunião/proposta: enviar um e-mail com um resumo do que foi abordado durante a conversa, confirmação do compromisso e convite para próximos passos;
• Alguns dias depois da proposta: enviar um e-mail contendo cases de sucesso e fazer uma ligação comentando o e-mail, aproveitando para falar da proposta.

Mas atenção: esses caminhos não devem ser seguidos como “verdade absoluta”. 

A configuração desses passos vai depender do andamento da conversa e do acordo firmado com o lead, além da motivação do contato.

Entretanto, é sempre importante mapear os momentos que fazem mais sentido partir para uma ligação, o tempo entre os contatos e o conteúdo/objetivo do follow-up para garantir que o engajamento será mantido. 

Assim, o follow-up se torna uma prática frequente e não esporádica, que dependeria da vontade do vendedor.

2. Escolha o canal de contato ideal

Boas práticas de follow-up de vendas incluem o uso de canais variados, como, por exemplo:

•  E-mails;
• Telefone;
• Mensagens;
• Videoconferência;
• Mídias sociais;
• Visita presencial. 

Esse cenário de grande disponibilidade de meios de comunicação faz parte da abordagem omnichannel. A ideia é aumentar as chances de conseguir a atenção do lead. 

Pode ser que ele não goste ou não possa atender chamadas telefônicas, mas responda e-mail, por exemplo. 

Ou então, pode ser que ele prefira mensagens por WhatsApp. Portanto, diversificar os canais de contato é o mais recomendado.

Então, ao planejar o follow-up, pense qual o melhor canal para passar a mensagem e conseguir o avanço que você deseja. Sempre levando em consideração, é claro, os hábitos da persona do seu negócio.

O mais importante é entender qual a melhor forma de se comunicar com cada lead. 

Novamente: tenha um plano como guia, mas priorize a vontade do lead. O melhor canal é o que o lead prefere.

3. Determine a frequência do follow-up de vendas

Para funcionar, o follow-up precisa estar no timing certo. Há diversos pontos a considerar para uma estratégia eficaz:

• Frequência: o número e intervalo de contatos varia conforme o ciclo de vendas e necessidades da negociação. Então, o melhor é usar o bom senso e estabelecer um limite para não se tornar inconveniente.
• Oportunidade: saber identificar qual a melhor hora para fazer um contato influencia nos resultados. Se o lead pediu para retornar em um dia/hora específico, cumpra a solicitação. Procure associar os contatos a algum evento — reuniões, notícias do mercado, novidades da empresa etc., pois isso aumenta as chances de o diálogo fluir.
• Esforço: o follow-up de vendas não pode representar o maior esforço do seu processo de vendas. Especialmente depois da proposta, o ideal é que ele tome no máximo um terço do tempo do ciclo de vendas.

4. Entregue valor para o seu prospect

O follow-up de vendas é uma oportunidade para o vendedor se posicionar como um especialista capaz de solucionar o problema que o lead enfrenta.

Para aproveitar esse momento da melhor forma, ofereça conteúdos de qualidade e relacionados às dores e ao contexto do lead. 

Além disso, esteja aberto para ouvir e responder às dúvidas que ele apresentar. Aproveite para ir mais a fundo na dor do lead e explorar as implicações que ele terá se não adotar a solução.

Por exemplo, cases de sucesso são uma excelente forma de acelerar a venda. Se o lead estiver em dúvida após receber a proposta, mostre para ele dados e a história de outros clientes que obtiveram sucesso com a sua solução.

Essa é uma maneira de despertar gatilhos mentais e influenciar na tomada de decisões. 

5. Estabeleça os próximos passos da operação

Sempre que fizer uma etapa de follow-up de vendas, defina qual será o passo seguinte. Afinal, o objetivo do acompanhamento é manter o lead engajado para avançar na negociação.

Por exemplo: se o lead disser que precisa analisar a proposta com o sócio, pergunte quanto tempo é necessário e combine uma data apropriada para você retornar. 

Lembre-se de sempre definir os prazos. Dessa forma, você estreita o relacionamento, estimula o compromisso do lead e ganha confiança.

Importância do follow-up nas vendas complexas

Diferente das vendas simples, em que a decisão é rápida, o follow-up nas vendas complexas mantém o interesse e o compromisso do lead ao longo de toda a jornada de compra. 

Nesse sentido, o follow-up é um estímulo que ajuda na criação de rapport e conduz a negociação com eficácia.

Um exemplo prático do impacto do follow-up em vendas complexas é quando um lead participa de uma demonstração do produto. 

Após essa apresentação, o ideal é fazer um follow-up enviando materiais complementares, como, por exemplo, um eBook. Esse conteúdo deve mostrar os resultados da solução em empresas com desafios semelhantes aos do lead.

Esse tipo de contato não só reforça o valor da solução, como mantém o engajamento e  confiança do lead ao longo da jornada de compra. 

Como fazer follow-up automatizado?

Um follow-up automatizado é uma estratégia capaz de manter contato com leads de maneira contínua ao longo do funil de vendas. 

Com a automação, você evita erros humanos, como esquecimentos e atrasos, garantindo que e-mails e ligações sejam enviados no momento certo e com a mensagem ideal para cada lead.

Confira algumas dicas para elaborar um follow-up automatizado:

• Personalização: personalize as mensagens com o nome do lead e informações específicas, demonstrando interesse genuíno em ajudar.
• Configure lembretes automáticos: crie lembretes para entrar em contato com o lead após períodos de inatividade, garantindo que ninguém seja esquecido.
• Timing correto: envie follow-ups em momentos estratégicos, considerando o ciclo de compra do lead, como, por exemplo, após uma demonstração do produto.
• Ofertas especiais: ofereça promoções exclusivas ou descontos especiais nos follow-ups para incentivar a conversão dos leads.

Ferramentas como o Exact Spotter facilitam esse processo, automatizando o follow-up e mantendo o fluxo de engajamento dos leads sempre aquecido. 

Inclusive, o Spotter permite programar sequências de follow-up personalizadas, filtrar automaticamente os leads e registrar os resultados de cada abordagem. Desse modo, resulta em um processo de vendas mais consultivo e eficaz.

Portanto, as ferramentas de automação ajudam na qualificação de leads, ou seja, as equipes de vendas podem priorizar contatos mais quentes. Assim, otimiza o tempo e aumenta as chances de conversão.

Ferramentas de follow-up para vendas

Um dos principais motivos que impedem os vendedores de fazer um follow-up de vendas de qualidade é a falta de planejamento e organização. 

De fato, é difícil acompanhar um grande volume de leads e acertar o timing, o canal e o que falar para cada um deles.

Por isso, ter um software é fundamental para visualizar o pipeline e concentrar todas as informações sobre o lead em um só local. Um exemplo disso são os softwares de Sales Engagement, como o Exact Spotter.

Os recursos do Spotter vão aliviar o seu trabalho e deixar sua equipe com mais tempo para se dedicar aos processos de gerenciamento do follow-up de vendas. Assim, você consegue definir um processo comercial mais eficiente, ágil e previsível.

Dentro da nossa plataforma, é possível registrar todas as tentativas de contato com o lead, gravar as ligações e ainda agendar e-mails de follow-up. 

Além disso, a jornada do lead fica documentada para que todos possam ver. Dessa maneira, auxilia em estratégias combinadas ou na hora de passar o bastão para o time de vendas. 

Agende um diagnóstico gratuito e surpreenda-se com o que o Exact Spotter é capaz de fazer pelo seu negócio!