Melhores práticas para fortalecer a Gerência de Pré-vendas na sua empresa

Melhores práticas para fortalecer a Gerência de Pré-vendas na sua empresa
Por Equipe Exact  |   12 de Junho de 2018
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O CEO deve se inteirar das melhores estratégias para auxiliar na evolução dos profissionais que trabalham com ele. Nesse post, listamos práticas que norteiam as empresas que obtém os melhores resultados e servem de base para que você possa tomar decisões em cima de dados da Gerência de Pré-vendas. Ficou curioso para saber mais? Continue a leitura.


Tempo de leitura: 7 min

Você vai ler sobre:

  • Rotinas e boas práticas
  • Gerência de pré-vendas
  • Tipos de análise

 Estar por dentro das melhores práticas de Gerência de Pré-vendas pode parecer algo bastante complexo à primeira vista. Porém, com um pouco de aprofundamento e dicas de quem já possui experiência no mercado, é possível alcançar os objetivos estabelecidos na fase de Planejamento Estratégico de forma mais precisa e eficaz.

Descubra como fazer estas e outras otimizações junto à equipe que você lidera!

Conheça rotinas e boas práticas na Gerência de Pré-vendas

Para dar início, precisamos deixar claro que sabemos que existem duas realidades de profissionais atuando na Gerência de Pré-vendas. O primeiro é o gestor exclusivo da área de Pré-venda, aquele que está 100% focado na execução das atividades. Este é um cenário mais raro de se encontrar em empresas de pequeno e médio porte.

O segundo é o gestor geral, que precisa se dividir entre várias atribuições da gestão de marketing e vendas. Nesse caso, é necessário que ele organize seu tempo para ocupar-se também dos processos de monitoramento e controle que cabem à Gerência de Pré-vendas, mapeando o fluxo de valor e definindo quais tarefas são indispensáveis, além periodicidade em que vai executar.

Utilizar um dashboard (ou painel de bordo, em português) como o do software Exact Spotter, por exemplo, pode facilitar o seu trabalho de monitoramento da equipe porque contém várias informações bastante detalhadas e muitas, inclusive, em tempo real. O sistema oferece todos os dados para fazer as análises necessárias na Gerência de Pré-vendas.

Há como metrificar, inclusive, números brutos e iniciais para buscar um maior aprofundamento mais tarde. Desde os dados quantitativos (leads cadastrados, filtros 1 e 2, agendamentos, chegando aos leads vendidos) até os qualitativos (taxas de conversão).

Exact Spotter

Esse mecanismo possibilita uma visão rápida das principais métricas da Gerência de Pré-vendas. Ou seja, entrega indícios do que vem funcionando e do que precisa ser ajustado nos processos, como possíveis gargalos operacionais.

É possível, também, obter uma avaliação comparativa da equipe por pré-vendedor. O que permite análises e feedbacks individuais e, consequentemente, um melhor resultado da equipe.

É importante sempre observar se não há atividades sendo realizadas fora do processo padrão, como a duplicação de leads e o recadastro de leads antigos não convertidos, ou se a estrutura de relacionamento está sendo aplicada conforme o que foi desenhado. Isso é fundamental para detectar onde estão acontecendo falhas na operação sob a Gerência de Pré-vendas. Pelo nível de informações que o sistema traz, é possível ter uma visão detalhada do processo e do trabalho de cada profissional. Ou seja, do quanto ele está desenvolvendo (questões positivas e negativas).

Vamos às dicas!

Estabeleça uma meta para a Pré-venda

Quando falamos em meta de Pré-venda, precisamos lembrar qual o objetivo da área e quais atividades são necessárias para atingir os resultados . Fazer uma análise do funil de trás para frente é uma maneira eficaz de resolver essa questão. .

Exemplo:

Digamos que este seja seu funil de vendas:

Funil de vendas

Neste caso, para cada venda que você queira, serão necessárias 4 reuniões com novos leads, 6 agendamentos (é preciso considerar que algumas reuniões agendadas podem cair) e 12 cadastros novos de leads pois a taxa de conversão de leads que passam pelo filtro de qualificação é de 50%.

Essa análise retroativa é interessante porque mantém o foco em metas intermediárias que sempre levarão ao objetivo final.

Fizemos essa introdução justamente para apresentar nossa primeira recomendação para a Gerência de Pré-vendas: a necessidade de ter uma meta de agendamentos qualificados para a área. Se a meta estiver atrelada a uma de número de vendas, melhor ainda. Assim, você pode verificar o impacto estratégico que a Pré-venda tem na operação.

Conforme as conversões, é feito o desdobramento para as métricas mais operacionais. Até chegar em um detalhamento onde se possa extrair um número X de ligações para conseguir aplicar o filtro 2 e a etapa de agendamentos. Ter uma visão cada vez mais próxima do que é necessário em termos de atividade e de rotina do pré-vendedor auxilia nos objetivos específicos da Pré-venda e da área comercial como um todo.

Existem empresas com números menores de ligações, porém, com conversões maiores de agendamento. Isso varia conforme a entrada dos leads no funil. A base para você, CEO, é ter a meta final bem estabelecida. A partir disso, é possível desdobrar outras metas operacionais menores durante o processo – o que se espera da Gerência de Pré-vendas.

Você deve acompanhar como está o andamento disso, a fim de que o profissional da Pré-venda consiga, dentro da rotina, entender o quão próximo ele está de chegar ao objetivo. Muitas vezes, uma cobrança só por agendamentos pode esconder outras variáveis que não são possíveis de identificar tão claramente. Essas pequenas  métricas, somadas irão compor a meta final, facilitando o processo de batê-la a cada mês.

Assim, tanto o pré-vendedor como o gestor conseguem ver, em um panorama claro, se estão no caminho certo ou não. Dessa forma, é possível fazer o acompanhamento em um curto período de tempo e ver o quanto falta para chegar lá. Isso aumenta as chances de ser mais assertivo nos esforços da Gerência de Pré-vendas, que serão dedicados a cada uma das metas que forem definidas.

Aspectos como a abordagem também devem ser observados para entender como essa questão afeta o desempenho da área de Vendas. Em casos onde há problemas no estabelecimento de uma ligação com o lead, isso pode significar a falta de algumas informações referentes ao produto ou ao processo em si. O foco, aqui, está em contornar essas objeções, deixando o profissional munido de todos os argumentos necessários para construir a jornada.

Dentro do Spotter, temos o funil (que dá uma visão geral da operação), os dashboards e também podemos encontrar gravações das ligações telefônicas dos pré-vendedores. É uma prática recomendada à Gerência de Pré-vendas ouvir e auditar a qualidade da abordagem de seus colaboradores. Aspectos comuns de serem avaliados são aqueles que facilitam a superação de objeções como o uso de rapport no início de uma ligação e a utilização de gatilhos mentais para aumentar a persuasão do pré-vendedor.  

Apoie a gestão além do mundo virtual

Por mais que existam ferramentas para auxiliar a Gerência de Pré-vendas, esta área não engloba apenas o que um software oferece. Há muitas coisas que acontecem fora deste espectro.

O lado bom de utilizar programas como o Exact Spotter é que ele apresenta dados ricos. Mas, para conseguir bons resultados, é necessário lembrar que há  uma abordagem humana. Mesmo que o sistema já traga, de forma dinâmica, um roteiro que indique o caminho certo para o processo.

É importante que o pré-vendedor:

  • Assuma a responsabilidade;
  • Entenda o papel que ocupa dentro da tração;
  • Saiba o porquê das perguntas de cada filtro;
  • Indique a abordagem em si e as objeções;
  • Conheça questões do produto e da solução.

Dessa forma, ele conseguirá otimizar a evolução da jornada e chegar à meta final. Não só o gestor, mas o pré-vendedor também precisa fazer parte dessas etapas ativamente. Como? Passando feedbacks constantes de acordo com a experiência adquirida na relação com o lead.

Deve haver uma troca entre estes profissionais por meio de reuniões com periodicidade definida, ouvindo opiniões de todos os envolvidos na Gerência de Pré-vendas. A resolução se dá mitigando e repassando as orientações mais adequadas a cada situação, indicando onde existem lacunas a serem preenchidas e/ou melhoradas. É válido buscar, também, referências de como resolver os gargalos encontrados em meio ao contato com os prospects.

Estabelecer metas é mais do que importante, é fundamental para a vitalidade do negócio. Porém, elas devem ser reais e alcançáveis. De nada adianta colocar uma meta inatingível para o pré-vendedor, principalmente caso ele não tenha os insumos necessários para realizar tal ação. É preciso garantir que ele tenha condições de atingir o que dele é esperado. Como gestor, é importante dar suporte para que a equipe tenha condições de alcançar os resultados esperados.

Convoque reuniões de equipe

Nossa orientação é que você olhe para a realidade da empresa e organize estas dicas de forma que elas se adaptem à demanda existente na Gerência de Pré-vendas. O ritmo de reuniões para acompanhamento deve ser mais frequente com a equipe, para se ter uma visão detalhada do desenvolvimento das ações e como elas impactam nos resultados globais. Até para que o time busque os objetivos de forma alinhada com os demais profissionais e setores.

Recomendamos que, neste caso, as reuniões aconteçam com uma certa frequência – preferencialmente, que elas sejam rápidas e diárias. O passo mais importante é seguir a rotina estabelecida. Caso não haja uma disponibilidade tão flexível para agendar este compromisso diariamente, faça a cada 3 dias ou 1 semana.

As reuniões devem ser um evento fixo na empresa, com data e horário pré-agendados. É fundamental que haja essa disciplina para obter o controle programado da Gerência de Pré-vendas.

Nas situações em que o cronograma de encontros for diário, a pauta deve ser mais voltada para fatores operacionais. É indicado que o foco seja nas ligações e métricas do dia e no planejamento do período seguinte, a partir de um contato mais próximo com os demais setores.

É interessante frisar que estas reuniões não precisam ser extensas – podem durar entre 15 e 20 minutos. Esse é um tempo suficiente para fazer os alinhamentos iniciais e começar o expediente sanando gargalos da Gerência de Pré-vendas que estejam atrapalhando a evolução da jornada, propondo novas estratégias.

Quando falamos de reuniões semanais, podemos começar a extrair algumas análises para ter um maior embasamento – ou seja, ações maiores dentro do processo. Quanto maior o intervalo de tempo entre essas reuniões, maior será também a análise que deverá ser feita, a fim de que elas sejam mais profundas e eficazes.

Caso sejam ainda mais esporádicas, é essencial que as observações sejam levadas por safras. Esses dados podem servir de insumo para o feedback de cada ação diferente desenvolvida para geração da base de leads.

Dependendo do tamanho do time, reuniões individuais com os pré-vendedores podem acontecer de modo mensal ou bimestral. Aqui, devem ser listados os pontos fortes e fracos, instruindo o profissional a respeito de como ele pode melhorar tais aspectos.

Lembre-se, também, de ter cuidado ao passar essas informações para o pré-vendedor. O objetivo é aprimorar o processo e trazer melhorias, engajando e motivando o profissional e não o contrário.

Além dos pontos operacionais, também podem ser abordados fatores estratégicos. Você deve estabelecer metas individuais, variando de acordo com o nível de experiência do profissional na área em que ele se situa. Inclusive, a análise do perfil desse colaborador é vantajosa, no sentido de identificar características a serem exploradas e que o façam sair da zona de conforto.

Gostou de nossas dicas para otimizar a Gerência de Pré-vendas? Esse foi apenas um aperitivo! Para ter acesso às nossas outras recomendações, você pode assistir o webinar que produzimos sobre boas práticas!

Além disso, conheça mais de perto o Exact Spotter e veja como podemos auxiliar você a atingir os melhores resultados.

Equipe Exact



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