Análise dos indicadores de produtividade com home office

Análise dos indicadores de produtividade com home office
Por Equipe Exact  |   31 de Março de 2020
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Quem trabalha à frente de um processo de Vendas, precisa tomar decisões rápidas em diversas situações. O momento de crise que demandou a adaptação dos processos ao teletrabalho é um exemplo concreto disso. Além de pensar em qual seria o melhor modelo de home office para vendas, os gestores tiveram que priorizar a análise de indicadores para se certificar da viabilidade da estratégia. Pensando nisso, preparamos este post que ajudará a entender melhor como agir nesse cenário.


 

Tempo de leitura: 9 min

Você vai ler sobre:

  • A importância da análise de indicadores para a saúde do negócio
  • A diferença entre as métricas de performance e de produtividade
  • A adaptação dos processos e abordagens no teletrabalho
  • A tecnologia como aliada da análise dos indicadores de vendas

 

Entendendo a importância da análise de indicadores

Independente do porte da empresa, a análise de dados é fundamental para gerenciar os  times de Pré-venda e Vendas de forma direcionada e objetiva. Uma abordagem guiada por dados, além de ter mais credibilidade e consequentemente engajar melhor as equipes, é mais clara e assertiva para os resultados.

A Exact Sales sempre trabalhou com indicadores de performance e de produtividade para viabilizar processos e testar a eficiência deles. Em momentos de crise - como por exemplo em decorrência da pandemia do COVID-19 - os indicadores se alteram bastante, porque o formato de trabalho muda e o próprio cenário de mercado fica mais incerto. 

Ficar atento aos indicadores de vendas nesse momento é ainda mais crucial para medir os impactos da crise a médio e longo prazo, já que as métricas indicam direcionamentos ágeis visando a redução de custos. Com um monitoramento frequente, é possível identificar de imediato os eventuais gargalos, minimizando os problemas e contornando-os antes que comprometam o faturamento da empresa.

Afinal, são as métricas e KPIs de vendas que revelam a eficácia de cada ação em nível tático, estratégico e operacional. Isso faz com que o negócio prospere e dá uma visão daquilo que os  gestores devem esperar dos colaboradores em termos de rendimento — seja em momentos de crise, seja em um plano ideal.

O trabalho com Vendas é uma ciência exata. Por isso, a análise de indicadores deve ser constante para uma gestão bem-sucedida. Há uma máxima matemática que todo gestor deve levar em consideração: os números não mentem. Portanto, conte com eles para alinhar os processos com os times de Pré-vendas e Vendas e impulsionar os índices de rendimento da corporação.

Diferenciando métricas de performance e de produtividade

Sabemos que os famosos KPIs (Key Performance Indicator ou, em tradução livre, Indicadores-chave de Performance) são índices indispensáveis para que seja feito o gerenciamento qualificado das operações de Vendas. Porém, em momentos de crise, é natural que esses índices se alterem.

Nesse sentido, se a performance não está sendo conforme o esperado, é interessante lançar um olhar mais criterioso sobre as métricas de produtividade para entender onde estão os gargalos e, então, solucioná-los da maneira mais condizente com a situação. Trata-se de avaliar a parte qualitativa do atendimento prestado pelo pré-vendedor ao lead.

Isso porque a postura do pré-vendedor é um fator decisivo para o fechamento da venda. A avaliação individual pode ser feita por meio de reuniões com o gestor — por videoconferência no caso do home office — e escuta crítica das ligações, por exemplo. Entre os itens avaliados, destacam-se: 

  • Boa comunicação;
  • Determinação e persistência;
  • Conhecimento de técnicas de persuasão e gatilhos mentais. 

De volta aos KPIs de Vendas, ressaltamos que se trata de uma análise menos complexa, uma vez que estamos falando de métricas matemáticas quantitativas, ou seja, indicadores exatos. Esses são indispensáveis à gestão porque apontam os resultados da equipe como um todo, indicando se as expectativas estão sendo correspondidas.

Em conjunto, a análise de métricas e KPIs do processo comercial facilitará a comunicação de resultados a nível empresarial. Isso demonstra um diagnóstico preciso e certifica os gestores de que os métodos em desenvolvimento estão sólidos o bastante para que se possa avançar com segurança.

Qualquer que seja o indicador, nunca o subestime. Todos eles têm sua devida importância no planejamento de vendas. No entanto, vale lembrar ainda que cada área estratégica deve ter seus indicadores previamente definidos, de modo a saber quais parâmetros devem ser avaliados e acompanhados em uma situação específica, a fim de garantir a saúde do negócio. Não existe dashboard perfeito ou padrão: existe aquele que atende aos objetivos da sua empresa!

Vendas complexas - o essencial para uma gestão inteligente (P217_M005)

Adaptando processos e abordagens no teletrabalho

No atual contexto de pandemia, “adaptação” tem sido a palavra de ordem aqui na Exact Sales. Os processos e abordagens foram adaptados para proteger as pessoas de nossos times em todos os sentidos. Com processos bem definidos, esse processo é menos turbulento. 

Como a análise de indicadores já está mapeada, é possível ter uma visão clara sobre o que pode ser alterado, em que parte do processo é preciso ficar mais atento e quais os eventuais problemas que poderão surgir. Dar andamento aos processos, mesmo em tempos de crise, é a prova real de que uma empresa tem total controle sobre suas operações.

É claro que as especificidades do modelo home office devem ser levadas em consideração. A viabilidade técnica, por exemplo, é essencial para que os colaboradores consigam manter os índices de desempenho. Nesse sentido, a Exact montou um esquema logístico para disponibilizar os equipamentos da empresa para que o time comercial tivesse a devida assistência para trabalhar de casa.

Quanto aos indicadores de esforço, os índices estão sendo medidos com base nas taxas anteriores e considerando-se a sazonalidade. Afinal, como o próprio gestor da Exact aponta, não basta insistir em ligações sabendo que, do outro lado, haverá queda nas conexões, menos pessoas para atender, entre outros entraves de um processo de vendas que em muitos casos está sendo operado com capacidade e recursos mínimos.

Portanto, a intenção é se basear nos índices anteriores para, então, dar direcionamentos para o processo atual. Os feedbacks, por exemplo, devem ser mais frequentes, visando o alinhamento do time em meio à transição. A abordagem foi outro fator que se alterou, tendo em vista que o momento é delicado e, portanto, demanda um diálogo mais empático e humanitário.

O número de reuniões também foi modificado na Exact, passando de um para três. Os gestores acreditam que a comunicação constante é uma das chaves para o andamento do processo. Assim, além de avaliar a performance das equipes e manter o discurso sempre bem alinhado, a empresa demonstra que está ali para dar todo o suporte necessário para manter os colaboradores motivados e a rotina o mais próximo da habitual.

Investindo em tecnologia para acelerar a análise de dados

Em um cenário de incertezas, contar com a precisão dos indicadores de vendas faz toda a diferença para driblar os momentos de crise e garantir o bom desempenho do negócio. A tecnologia é, sem dúvida, uma das maiores aliadas desse processo, pois permite coletar e analisar métricas com o máximo de efetividade.

Isso possibilita que o gestor acompanhe o time de perto mesmo de forma remota, planejando os próximos passos com agilidade e segurança. Outra enorme vantagem de ter a tecnologia como aliada é descartar as hipóteses de falha humana na coleta e gerenciamento dos dados. Na Exact Sales, utilizamos nossa própria solução para fazer esse trabalho: o Exact Spotter.

Essa ferramenta emprega tecnologias de Inteligência Artificial e Big Data para alavancar o processo de prospecção. Sobretudo nos momentos de crise, nos quais é muito mais difícil prospectar, um software como esse se torna essencial não somente para favorecer a qualificação dos leads, mas também para que o gestor possa administrar seus times que estão prospectando à distância.

Número de oportunidades por etapa do funil de vendas, taxa de conversão também por etapa do funil, projeção de MRR (Monthly Recurring Revenue), entre outros, são exemplos de KPIs cuja obtenção foi otimizada pela tecnologia. Com esses dados à mão, fica muito mais fácil gerenciar o processo de vendas, solucionando gargalos e garantindo o sucesso dos esforços empreendidos.

Além disso, manter um histórico de registros é imprescindível para entender como agir melhor em outros momentos de instabilidade. O Exact Spotter é a solução ideal para alavancar esse planejamento.

Peça um diagnóstico gratuito e surpreenda-se com o que a tecnologia pode fazer pela sua empresa!

 
Equipe Exact



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