Controle Operacional e Estratégico em Vendas: visão analítica para embasar a tomada de decisão

Controle Operacional e Estratégico em Vendas: visão analítica para embasar a tomada de decisão
Por Equipe Exact  |   26 de Novembro de 2020
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Nós conhecemos as suas dores e sabemos o quanto você deseja maximizar a performance do departamento comercial. Estar à frente de um núcleo tão importante é desafiador. Logo, você precisa estar muito seguro para ter sucesso na tomada de decisão. A partir desse momento, a questão para alcançar essa segurança passa a ser outra: como garantir o controle operacional e estratégico da minha equipe? 

Apesar de não existir fórmula mágica para o sucesso, há algumas coisas que podemos fazer para manter o fluxo de atividades rodando e gerando inteligência: mapear os principais problemas que transformam a falta e controle em uma dor e buscar alternativas para saná-las. Se você precisa de ajuda com algum desses pontos, esse post foi feito para você.  


Tempo de leitura: 8 min. 

Você vai ler sobre: 

  • problemas causados pela falta de controle da operação; 
  • funcionalidades do Spotter que ajudam a solucionar esses problemas. 

O software da Exact Sales, o Exact Spotter, é ideal para quem deseja manter o controle operacional dentro do setor de Pré-vendas. 

O controle operacional é a gestão e execução de todas as tarefas dentro da empresa. Ele é o responsável por garantir que o trabalho de cada ação seguirá determinados parâmetros, a fim de melhorar o desempenho do todo. 

Essa prática é responsável por garantir benefícios, como a diminuição de custos, aumento da produtividade da equipe e eliminação dos focos de ineficiência no processo comercial.

Quais são os problemas causados pela falta de controle operacional em uma empresa? 

Para você ter uma ideia, podemos citar 5 exemplos de problemas causados pela falta de controle operacional dentro de uma empresa:

  1. Falta de previsibilidade de custos e receita:

     

É muito difícil (para não dizer impossível) fazer uma gestão eficiente sem ter uma noção muito clara do orçamento para cada atividade: é fácil desperdiçar recursos quando tudo está “à vontade”. Tanto os ganhos, quanto as perdas são dados que podem ser facilmente estimáveis. Basta tomar algumas providências para fazer o acompanhamento das métricas corretas e realizar uma previsão.

O primeiro passo é criar um levantamento dos custos necessários para cumprir as atividades de cada profissional. Avalie quanto será gasto com material, recursos humanos, deslocamento, etc. Detalhe esse orçamento de modo que ele contenha todo e qualquer gasto, por menor que seja. No caso de gastos com serviços e materiais, faça também um levantamento de preços para escolher o fornecedor mais vantajoso.

Baseado no valor final, você define um orçamento para cada atividade, considerando sempre uma certa margem para eventuais flutuações.

Ao término de cada mês, realize um levantamento dos custos e investimentos para verificar a assertividade e compare-o com os dados anteriores. Com o tempo, você encontrará um padrão e poderá fazer uma tomada de decisão e cálculos mais assertivos baseado nele.

   2. Falta de pontualidade da equipe e das entregas:

O segundo problema da falta de controle operacional é a falta de pontualidade nos processos da empresa. Poucas coisas geram uma impressão tão negativa no cliente quanto atrasos na entrega. Bem como poucas coisas mancham mais sua moral profissional dentro da empresa quanto desleixo com seus horários e prazos.

Enquanto gestor é sua função criar fluxos de atividades que sejam claros e executáveis. Buscando também ferramentas que ajudem a monitorar as atividades de todos e verificar quais etapas estão tendo mais problemas.

Acompanhe a rotina de trabalho dos profissionais do setor e estabeleça metas plausíveis. Desse modo, a equipe ficará mais comprometida com o trabalho e os deslizes com entregas serão minimizados.

3. Desorganização do processo e escopo de trabalho:

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Outro fator que torna impossível conquistar a máxima eficiência em qualquer profissão é um ambiente de trabalho desorganizado. A falta de ordem torna tudo mais lento, custoso e trabalhoso, agindo como uma verdadeira erva daninha nos resultados do setor.

Pastas de documentos bagunçadas, papéis desnecessários soltos pelas mesas e gavetas, estoque não numerado… Todos são exemplos de pequenos detalhes que tornam a rotina dos profissionais mais estressante e menos produtiva.

Como hoje boa parte dos profissionais do mercado já são nativos digitais, investir em tecnologias de organização é uma excelente saída. 

Com softwares de gestão, toda a informação fica centralizada em um único lugar e pode ser repassada entre as equipes sem risco de perda de dados. Fora isso, oriente à equipe que organize as pastas, documentos e materiais segundo critérios rigorosos. Faça com que eles compreendam a importância de se engajarem com essas tarefas.

4. Alto índice de turnover:

Quando faltam medidas de controle operacional os desentendimentos são mais comuns, assim como a sobrecarga dos profissionais. O ambiente estressante faz com que a evasão seja grande - o que representa alguns efeitos colaterais para os processos de gestão. Treinar novos profissionais tem um custo, além de prejudicar a produtividade durante a curva de aprendizado do novo colaborador.

Por isso, o ideal é trabalhar com políticas que mantenham o engajamento e a retenção de profissionais como uma das prioridades da empresa.

Crie um ambiente de trabalho agradável e faça uma gestão muito clara e humanizada. Tire as dúvidas dos profissionais, disponha-se a ajudá-los e ofereça processos claros para que eles saibam exatamente o que fazer. Mantenha as relações próximas, investindo em oportunidades para confraternização e dinâmicas de competitividade positiva - garantindo prêmios que instiguem o bom desempenho.

5. Reclamações de clientes insatisfeitos e detratores:

Se as reclamações estiverem fazendo parte de sua rotina, você precisa tomar medidas urgentes. Clientes insatisfeitos são um problema dos grandes, pois podem queimar a empresa junto ao mercado e prejudicar a atração de novos consumidores no futuro. Verifique quais atividades estão gerando a maior parte das reclamações e tome medidas rapidamente para solucionar. 

Como o Spotter ajuda a solucionar esses problemas? 

Boa parte dos problemas que geram reclamações podem ser evitados com o uso de tecnologia e inteligência de mercado, com soluções como o Exact Spotter. Dentre nossas funcionalidades, estas servem para otimizar o controle operacional dentro do departamento de Vendas:

  • Dashboard do pré-vendedor:

Para manter o controle operacional de modo eficiente, você precisa acompanhar o desempenho de cada um dos membros da equipe. Cada profissional tem suas demandas específicas. Logo, precisa de um dashboard personalizado de acordo com suas próprias atividades.

O dashboard do pré-vendedor cumpre essa função. Ele pode ser consultado tanto pelo gestor para fazer avaliações, quanto na rotina do profissional para que acompanhe tudo que precisa fazer ao longo do dia e mês. 

Sua primeira funcionalidade é acompanhar a métrica mais importante para o trabalho do vendedor: o tempo que ele passa em linha. Com base nessa métrica, você consegue avaliar se o tempo de serviço está sendo bem aproveitado e o que é preciso fazer para aumentar o tempo em linha de cada ligação.

Também é possível acompanhar o desenvolvimento atual em relação à meta do mês. Tudo partindo de um processo gamificado, que gera pontos a partir da qualidade dos dados enviados ao setor de Vendas. 

Quando o vendedor recebe o lead e faz a reunião de venda, ele dá um feedback sobre a qualificação e avalia se os dados estavam corretos, se o usuário estava realmente pronto e qual foi o impacto do trabalho de Pré-venda na negociação.

Ainda há a funcionalidade para controlar o número de agendamentos realizados ao longo do mês e quantas ligações foram atendidas no dia de trabalho.

O histórico de interações mantém o registro de todas as atividades e interações geradas com o lead. Lá estarão todos os e-mails enviados, as gravações das ligações, tentativas mal sucedidas, etc.

  • Playbook de atividades:

São muitas as atividades de um pré-vendedor ao longo do dia. Existem os novos leads a serem qualificados, agendamentos para novos contatos, checagem de e-mails, etc. Diante de tudo isso é muito fácil se perder sem um sistema organizado. O playbook de atividades do Exact Spotter funciona como uma espécie de agenda do pré-vendedor.

Nele estão listadas todas as atividades com a data e horário. Conforme elas forem sendo concluídas, o pré-vendedor vai marcando no software para que o gestor possa acompanhar. 

Eventualmente, caso haja atraso com alguma delas, existe outro quadro no dashboard onde são destacadas as atividades atrasadas. Assim, elas podem ser resolvidas o mais rápido possível, sem que o pré-vendedor esqueça por desatenção.

  • Folha do lead:

Cada usuário merece um acompanhamento individual e personalizado. Por isso, na base de leads do Exact Spotter é gerada uma folha para cada lead. Estas folhas são como um “perfil” do lead dentro do Spotter, que contém todos os dados coletados. Lá também está disponível o histórico de interações, junto de todas as observações adicionadas pelo pré-vendedor ao longo do processo de qualificação.

  • Funil de vendas:

Por fim, o Spotter auxilia no controle operacional identificando a fase do funil em que o lead se encontra. Dentre as possibilidades de organização da base de leads, você pode escolher os leads que já passaram pelo filtro 1 ou 2.

Além disso, através do próprio scoring você sabe se o lead está no fundo (pronto para a compra), no meio (em processo de nutrição), ou na ponta (leads novos que ainda não foram qualificados).

 Com todas essas funcionalidades a gestão operacional fica muito mais eficiente e transparente. O gestor consegue avaliar todas as ações da equipe e os pré-vendedores têm inúmeras ferramentas para organizar melhor sua rotina de trabalho. Conheça agora nossas funcionalidades voltadas para a gestão estratégica do processo comercial: solicite um contato com o nosso time preenchendo o formulário abaixo.  

 
Equipe Exact



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