Qualquer profissional, independente da área de atuação, tem dificuldade de administrar tudo aquilo que não está organizado e não adianta tentar fugir, isso é um mal super necessário para qualquer empresa prosperar. Afinal de contas, manter tudo organizado é a única forma de ter controle de atividades, saber onde as coisas estão, resolver nossos problemas e, principalmente, ganhar tempo. O grande problema nisso tudo está em saber identificar os sinais que demonstram que está na hora de você organizar sua “casa”.
Tempo de leitura: 7 minutos Neste post você lerá sobre:
- Controle de atividades;
- Identificar erros;
- Previsibilidade de resultados.
Uma área de trabalho que sofre muito nesse contexto é a área comercial, devido a rápida dinâmica do processo do setor e a necessidade constante de aumentar as vendas. Dentro desse ambiente, com preocupação e foco apenas em soluções superficiais para o aumento de vendas, a maioria das empresas acaba deixando de lado qualquer necessidade de processo ou controle das atividades.
Para ter controle de todas essas tarefas e melhores resultados, é preciso gestão, organização e monitoramento. A área comercial, sendo uma das que mais sofrem com esse tipo de problema, precisa garantir que as tarefas a serem executadas pela equipe estejam em sinergia com as necessidades da empresa e dos leads. Quando o vendedor tem foco em suas atividades, ele consegue executar o processo mais adequado para cada momento e, inclusive, definir prioridades para cada ação.
Além disso, quando o gestor comercial tem o controle das atividades, o foco se volta para o mais importante e resulta em maiores chances de fechamentos. Para isso, o gestor comercial deve investir atenção às negociações com tempo mais curto e que geram um grau de “aquecimento” do lead – acabando com as possibilidades de retrabalho futuro na área de vendas. Ainda em relação ao controle de atividades, o ideal para um gestor comercial é ter uma visão plena de tudo que sua equipe está fazendo: se estão batendo na dor certa, falando com o responsável pela compra, negociando com os interesses da empresa em mente, entre outros.
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Infelizmente, ainda há quem acredite que utilizar um sistema CRM – Customer Relationship Management ou gestão de relacionamento com clientes – poderá livrar a empresa da problemática do controle das atividades. A verdade é que o CRM é um sistema que tem foco em controlar o ritmo, a batida e a frequência das vendas. Ou seja, com apenas esse tipo de registro o gestor não tem acesso à informações mais precisas das atividades e, por isso, fica sem contrapontos para identificar erros nas ações do profissional de vendas. Então você deve se perguntar:
- Se não consigo saber como cada membro da equipe executou cada tarefa prevista, como eu poderei cobrar resultados?
- Como corrigir os processos e controlar as atividades?
Para lhe ajudar, listei os sinais mais agravantes que demonstram o momento certo em investir em controle de atividades. Confira e descubra também como agir em cada situação:
Dificuldades para identificar erros
Quando falamos em vendas é comum pensar na busca incansável dos vendedores pelo fechamento das contas, ou seja, jamais imaginamos um setor cheio de controles e processos detalhados. É um grande erro achar que focar apenas no fechamento da venda trará mais resultado do que melhorar todo o processo, pois esquecemos que dessa forma não identificaremos os erros do setor.
É preciso, acima de tudo, estabelecer um método bem definido e que possibilite a criação de KPIs (Key performance Indicators – Indicadores de performance chave). Apenas assim será possível medir com qualidade o que está acontecendo em cada etapa, a gestão de gargalos e, por fim, o resultado final de vendas. Lembre-se: se você está com dificuldade de encontrar os erros que estão prejudicando sua área, talvez você precise urgentemente de um processo bem definido.
Reuniões sem sucesso
Quem nunca participou de uma reunião sem sucesso? Aposto que você já passou por isso algumas vezes. De qualquer forma, se isso está acontecendo com mais frequência significa que já é hora de parar e se perguntar: Por que as discussões não estão levando a nenhum caminho? E por que saímos frustrados de tantas reuniões? Geralmente a resposta corresponde à falta de informação e comunicação entre as pessoas da equipe e/ou a má administração das atividades de cada profissional. Afinal, como vocês saberão o que está acontecendo com cada um – profissionais e leads – se não há uma estrutura detalhada de todo o processo?
Lembre-se: cada pessoa tem um papel fundamental na equipe e, o foco é super importante para um bom resultado, por isso, verifique se não seria o momento de separar as atividades de prospecção e vendas, como por exemplo.
Falta de previsibilidade de resultados
Sem previsibilidade, não conseguimos estipular o faturamento, dimensionamento da equipe, reinvestimento na empresa e lucro. Portanto, se isso estiver acontecendo na sua empresa comece imediatamente a realizar o controle de ligações de follow-up, novas reuniões, envio de e-mails e geração de novos artifícios para o fechamento de negócios. A melhor forma de realizar esse tipo de controle e obter mais previsibilidade de resultados é separando funções comerciais entre vendas e pré-vendas.
Devido as inúmeras atividades que o processo comercial demanda, é muito mais válido deixar o papel de vender apenas ao vendedor e todas as demais atividades serem passadas ao pré-vendedor, que será responsável por: levantar as dores, dados técnicos, resultados numéricos, gargalos e estratégias para gerar novas oportunidades à equipe de vendas. A coleta de dados com foco em pré-vendas ajudará muito sua equipe a validar se o lead tem pertinência para ir ou não ao comercial.
Mantenha-se atento aos sinais listados acima e inicie o quanto antes os controles de suas atividades. Com tudo isso você conseguirá melhorar o foco em suas vendas e ainda terá um menor desperdício de energia e dinheiro.
